ثبت اسناد و مدارک به صورت سیستمی و مکانیزه و همچنین بایگانی اسناد
در گذشته نه چندان دور صاحبان کسب و کار و مشاغل تمایل داشتند که کلیه اسناد و مدارک مالی و حسابدرای خود را به صورت کاغذی و دستی تهیه کرده و از نرم افزارهای مالی و حسابداری گریزان بودند البته ناکارامد بودن و خطای زیاد این نرم افزارها در گذشته در این تصمیم و دیگاه بی تاثیر نبود اما در حال حاضر با پیشرفت تکنولژی و ورود نرم افزارهای متنوع و کارآمد برای انوع فعالیت های مالی با هر وسعت و پیچیدگی کارفرمایان ترجیح می دهند برای جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه های اضافی و نیز دقت و سرعت بیشتر در کار از این نرم افزار ها برای فعالیت های مالی خود بهره ببرند.
این نرم افزارها بسته به نوع طراحی و منظوری که برای آن طراحی شده اند می توانند ثبت و نگهداری کلیه اسناد مالی اعم از فاکتور های خرید و فروش، صدور و دریافت چک و گزارش گیری، تهیه لیست حقوق و دستمزد، محاسبه خودکار مالیات و حق و بیمه و بسیاری دیگر را با دقت و سرعت زیاد انجام دهند. تهیه این نرم افزارها بایستی از موسسات خدمات مالی و حسابداری متبحر و خبره انجام گرفته که در صورت لزوم، اموزش های لازم در این خصوص به پرسنل مرتبط داده شود و از خدمات پشتیبانی درست و موثری هم برخوردار باشند.